Resumen de Informatización de fondos históricos en Archivos municipales: propuesta metodológica
- español
En muchas ocasiones, a la hora de abordar un plan de informatización de un fondo documental, y quizás atraidos por las excelencias de un determinado programa o por las ventajas inmediatas que supuestamente vamos a obtener en la recuperación de los documentos, dejamos de lado unos principios generales, unos pasos obligados, que hay que tener siempre presentes en un proyecto de informatización: a) Un archivo previamente organizado. Hay que recordar que antes de pensar en informatizar hay que clasificar. Todos los documentos deben de estar agrupados formando series documentales integradas en una estructura jerárquica, que refleje los órganos y/o funciones de la instituciones que los ha producido b) Una descripción planificada. La automatización debe ser concebida como la última fase de un programa más amplio de descripción de los fondos documentales de un archivo. Debemos concebir el plan de descripción como una gran red vial, hay que trazar primero las grandes rutas de acceso que nos permitan conocer y dominar todo el territorio, a través de los inventarios, y solo en un segundo término, para aquellos espacios más demandados o de difícil conocimiento, trazar una red secundaria, a través de los catalogos, que por su nivel de detalle, al igual que ocurre cuando se reduce la escala en cartografía, van a ser el medio más preciso y certero de recuperar la información de un fondo documental determinado. c) La normalización como objetivo. Una de las últimas líneas de trabajo, y también de batalla, de la archivística es la normalización. En lo que se refiere a la descripción, estos intentos han culminado con la elaboración de las Normas ISAD (G), planteada como un sistema de descripción multinivel, y las ISAAR, que regulan los puntos de acceso de instituciones, personas y familias. Con una descripción normalizada, podemos garantizar la proyección y rápida comprensión de cualquier proyecto de automatización, y lo que es más importante, la posibilidad de incluir las bases de datos de nuestro archivo en sistemas integrados de información. d) Conocer los usos y definir los usuarios. ¿Para qué? ¿Para quién?. Estamos hablando de investigación, de fondos históricos, y para planificar debemos de tener presentes las demandas y necesidades de los destinatarios de la base de datos. Un criterio a tener en cuenta a la hora de elaborar la estructura y contenidos del tesauro, unos bien aplicados descriptores garantizan una rápida vía de acceso que va a satisfacer cualquier demanda de información, incluso para los usuarios menos avezados, consiguiendo así romper con la imagen laberíntica de muchos archivos Por último, mencionar que en los momentos actuales este tipo de proyectos deben estar está pensados y diseñado para su edición electrónica, acompañada o no de la imagen digitalizada del original, para su edición en CD ROM y/o su difusión a través de Internet. Otra posibilidad es el volcado a un procesador de textos de documentos de singular importancia, que va a posibilitar su transferencia íntegra por FTP, la generación automática de índices, y el uso del hipertexto para crear enlaces desde palabras o conceptos del documento. Siempre con la pretensión de hacer facilitar el acceso, aproximándonos a ese objetivo de convertir realmente los archivos municipales en archivos de los ciudadanos.
- English
Many times when planning a documental found computarizing, perhaps influenced by a program or inmediate retrieval advantages, crucial general principles are put aside: a) a previously organized archive: first classification must be done. Documents must be grouped in series, hierarquized, reflecting and/or functions of the institutions that produced them. b) a plannified description: computerizing must be considered the last stage in a wider description programme when describing any documental found in an archive, seen as a transport net, tracking main access ways to know and control the territory via inventories. Secondly, the more demanded or abtruse knowledge catalogue-based must be supported by a secondary net to enhance precission and certainity when retrieving specific documental founds. c)normalizing as an objetive. One of the last work lines, as well as of fight ones. To ISAD(G) normative description as multilevel system and ISAAR's regulation on institutions access points, highlights persons and families. With a normalized description, projection and quick undestanding of any computerized system are guaranteed, enabling to include our database in integrated information systems. d) Perceiving usages and users. Aimed to research and documental founds, planning must answer to who is at the terminal, establishing criteria when building up the thesaurus: properly done descriptors guarantee a quick access way to any demand, even for specialized users, demolishing the laberinthic image of many archives. This kind of project must be planned and designed directed to computerized edition, whether digitalized originals or not, in CD-ROM and/or disseminated in Internet. Another possibility is downloading it in a word processor allowing a FTP full transference automatically generating indexes and linking documents, words or concepts with hypertext. Always aiming to ease the access within local archive's goal: to be citizen's archive.
